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页面设置与打印预览

归档日期:06-22       文本归类:预览并打印      文章编辑:爱尚语录

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  一般我们在打印工作表之前都会先预览一下,这样可以防止打印出来的工作表不符合要求,单击工具栏上的“打印预览”按钮,就可以切换到“打印预览”窗口中了。我们前面也曾经用过这个功能,它的作用就是看一下打印出来的效果,现在看到的是整个页面的效果,单击“缩放”按钮,可以把显示的图形放大,看得清楚一些,再单击,又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来,而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。现在这个考核表在这一页中并不能完全打印出来,因此我们就要用到另外一个功能:

  单击这里的“设置”按钮,可以打开“页面设置”对话框,要想解决刚才的问题有两种办法,一是可以选择一种宽度较大的纸;再就是把纸张横过来使用:单击“纸张大小”下拉列表框,从弹出的列表中选择一种比较宽的纸型,单击“确定”按钮,这样就可以了。

  可是我平常用的纸一般都是A4,很少有更宽的纸可以用,在这种情况下我们可以把纸张横过来打印:打开“页面设置”对话框,在“方向”栏中选择“横向”,将纸张设置回来,然后单击“确定”按钮,整个工作表就都可以打印出来了。 这个表还不是在纸张的中间,有些难看,再打开“页面设置”对话框,单击“页边距”选项卡,选中“居中方式”一栏中“水平居中”和“垂直居中”前面的复选框,单击“确定”按钮,表格就居中显示了。

  这个表格现在看起来已经很好了,可是有一个问题,就是打出来的工作表经常是和文字资料在一起,又不希望用这种横向的表,又没有纸可以换,在这种情况下,一是在分页预览视图中拖动分页符使一页符合我们的要求;再就是直接设置打印的比例。

  设置打印比例很简单,打开“页面设置”对话框,先将纸张的方向设置回去,然后在“缩放”一栏的“缩放比例”输入框中输入80,单击“确定”按钮,从预览中可以看出来,已经可以全部打印出来了。这是EXCEL 2000提供的新功能,比以前方便多了;我们可以让表格根据页边距自动调整:先单击“页边距”按钮在这个视图中显示出页边距;打开“页面设置”对话框,将“缩放”一栏选择为“调整为1页宽1页高”,然后单击“确定”按钮,图中的这个表就变成了紧贴页边距来放置了。

  我们也可以通过调整页边距来调整表的位置;在预览视图中拖动这些标记调整页边距,还可以通过改变“页面设置”对话框中页边距的数值来实现。

  给打印出来的工作表设置页眉和页脚:打开“页面设置”对话框,单击“页眉/页脚”选项卡,单击“页眉”下拉列表框中的下拉箭头,选择这个页眉的形式,就给工作表设置好了一个页眉,从预览框中可以看到页眉的效果;

  页脚也可以这样来选择,但我们这里还是自定义一个:单击“自定义页脚”按钮,打开“页脚”对话框,可以看到页脚的设置分为左、中、右三个部分,现在光标停留在左边的输入框中,我们输入“万事无忧”,选中输入的文字,单击“字体”按钮,打开“字体”对话框,把字体设置为隶书,单击“确定”按钮,回到“页脚”对话框;单击“右”输入框,输入“第页,共页”,然后把光标放到“第”字的后面,单击“页码”按钮,在这个地方插入当前页码,把光标定位到“共”字的后面,单击“总页码”按钮,在这里插入一个总页码,单击“确定”按钮回到“页面设置”对话框;单击“确定”按钮我们就可以看到我们设置的页眉和页脚的效果了。

  现在我们看这个表:单击“打印预览”按钮,可以看到只有第一页中有表的表头,而其它的页中都没有;这样打印出来的表看起来会很不方便,我们可以通过给工作表设置一个打印表头来解决这个问题。

  由于这个功能不能在预览视图中设置,单击“关闭”按钮回到正常的编辑视图,打开“文件”菜单,选择“页面设置”命令,打开“页面设置”对话框,单击“工作表”选项卡,单击“顶端标题行”中的拾取按钮,对话框变成了一个小的输入条,在工作表中选择数据上面的几行作为表头,单击输入框中的返回按钮,回到“页面设置”对话框,单击“确定”按钮,现在单击“打印预览”按钮,所有的页中就都标题了。

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